> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.cloudscaff.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.cloudscaff.com/settings/user-management/understanding-permission-toggles.md).

# Understanding Permission Toggles

## Tool Toggles

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Approve:**

Finalize or sign-off on a record
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/o34wQATiQZlpBN3AIDlZ" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Create:**

Add new records or entries
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/zZHeBZDiGmLXBnIF5AfT" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Delete:**

Permanently remove a record
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/gx8D623Ru15Gv7kCcNyj" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Edit:**

Modify or correct existing records
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/XADCA3rcrt4XwOcW3Dmb" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Enable:**&#x20;

Activates a role, module, or permission group
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/oTKVFreXkocyLtUYRZL5" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Immediate:**

Process an action instantly, skipping checks
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/JVClBSalVid9x5uPxTws" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Receive:**

Confirm arrival or receipt
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/9e9tIc82EQ1znlFkeGAS" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Release:**

Dispatch or send materials out
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/P4sxzYYIKLB3VXaWk3nC" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Reports:**

Access analytics and reporting modules
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/ZHpCF9CrN0JF0ZFv87lh" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Reserve:**

Hold stock to use for a later point in time
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/1KPf2QRc5eyIKehgYRvu" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Reverse:**

Undo a processed action or adjustment
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/BGY87zw1KLsDIDPxZU1W" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Submit:**&#x20;

Send to next workflow stage
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/BO9Vf6SByC3d44mTuIU6" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Update:**

Modify or correct existing records
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/hL7RpVR1Dby3F2sAjsgz" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**View:**

See and open existing records
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/Rft8IIRoQSVrb0wgfk73" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Void:**

Cancel or mark as invalid (kept for audit)
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/6pdDRlKsfaH075GqRXJw" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

## Notification Toggle

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Approved:**

Notifies you when an item or request is approved.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/gNh1ISfSHqNkPGst4atg" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Closed:**

Notifies you when a record or site is closed.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/C90TGIvD0gp2QEt6CBRE" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Created:**

Notifies you when a new record is created.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/TFhPhjsZPbQaQByjeYTn" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Processed:**

Notifies you when a return or over-return has been processed.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/BrsNtFAUkvKq3uLchydk" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Received:**

Notifies you when inventory or an item is received.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/P2ZiuUsdgQN3qVLqRiB3" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Rejected:**

Notifies you when an item or request is rejected.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/jprTG0cKUT9bKt66tjGR" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Released:**

Notifies you when inventory or an item is released.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/scjOjNl3SLRUZd324Bti" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Submitted:**

Notifies you when a request, return, or form is submitted.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/ISv3ZDrD8D1YuIwEg3cP" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

{% columns %}
{% column width="66.66666666666666%" valign="middle" %}
**Updated:**

Notifies you when an existing record is updated.
{% endcolumn %}

{% column width="33.33333333333334%" valign="middle" %}

<div align="left" data-with-frame="true"><figure><img src="/files/66kiCs3KHIA3Gnz1PYXZ" alt="" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***